ความคล้ายคลึงกันมีอยู่ในกระบวนการจัดเก็บไฟล์แบบดั้งเดิมซึ่งโดยทั่วไปจะแบ่งตามประเภทแผนกหรือประเภทไฟล์และใช้โครงสร้างไฟล์ตามลำดับตัวอักษรและลำดับชั้นและในระบบทศนิยมของในห้องสมุด โซลูชันการถ่ายภาพ สแกน โซลูชัน ในปัจจุบันเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ส่วนใหญ่แล้วระบบยังคงใช้การจัดทำดัชนีด้วยตนเองอย่างกว้างขวางซึ่งอาจใช้เวลาและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย โซลูชันที่ดีกว่าคือการใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้กระบวนการจับรับส่งเอกสารอัตโนมัติซึ่งโต้ตอบกับระบบการจัดการรับส่งเอกสารเพื่อใช้การจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกรับส่งเอกสารในขณะที่ผลิตรับส่งเอกสารภายในหรือตามที่ได้รับการสแกนลงในระบบ การจัดส่งรับส่งเอกสาร จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้รับส่งเอกสารกระดาษได้ย้ายเกี่ยวกับองค์กรผ่านระบบอีเมลของ บริษัท ขณะนี้ยังคงเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นการจัดส่งรับส่งเอกสารและการจัดจำหน่ายรับส่งเอกสารที่เพิ่มขึ้นกำลังประสบความสำเร็จทางอิเล็กทรอนิกส์พร้อมกับการจัดส่งรับส่งเอกสารผ่านการโพสต์หรือการแจ้งเตือนทางอีเมลหรืออินทราเน็ต การกระจายรับส่งเอกสารไปยังผู้รับภายนอกยังต้องพึ่งพาการจัดส่งทางไปรษณีย์ แต่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาการสื่อสารกับคู่ค้าและบุคคลภายนอกอื่น ๆ ได้เปลี่ยนไปใช้วิธีการจัดส่งรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดจำหน่ายทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์การเข้าถึงอินทราเน็ตที่ได้รับอนุญาตและในกรณีของธุรกรรมทางการเงิน เครือข่ายการหักบัญชีอัตโนมัติของอุตสาหกรรมธนาคาร รับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดส่งสินค้าแนะนำประสิทธิภาพและการประหยัดค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้เมื่อสองทศวรรษที่ผ่านมา การชำระเงิน เช่น ลดค่าใช้จ่ายต่อการชำระเงินเกินกว่า โดยใช้แบบฟอร์มการตรวจสอบที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและการพิมพ์เช็คด้วยแผนกเพื่อเป็นเพียงเงินฝากออมทรัพย์เกิดจากการลดต้นทุนการพิมพ์จัดเก็บสินค้าคงคลังและการจัดการค่าใช้จ่ายบุคลากรค่าใช้จ่ายหลังการผลิตและค่าจัดส่งทางไปรษณีย์